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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Fuhrparkmanagement: Intranet

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Zentrale Plattform für Information, Buchung, Regelkommunikation und digitale Mobilitätsservices

Zentrale Plattform für Information, Buchung, Regelkommunikation und digitale Mobilitätsservices

Ein moderner Fuhrpark ist mehr als nur eine Fahrzeugflotte – er ist Teil der betrieblichen Mobilitätsstrategie, Schnittstelle zu ESG-Zielen, Bestandteil des digitalen Workplace und häufig erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister. Ein professionell strukturierter Intranetbereich für das Fuhrparkmanagement ist unverzichtbar, um Informationen, Buchungen, Regelungen, Formulare, Ansprechpartner und Services für alle Beteiligten zentral, aktuell und digital bereitzustellen. Ziel ist eine selbstbedienbare, transparente und steuerbare Mobilitätsorganisation, die Verwaltung entlastet und Nutzer:innen orientiert.

Ein gut strukturierter Intranetbereich für das Fuhrparkmanagement ist ein zentraler Baustein für digitale Mobilitätsprozesse, Nutzerautonomie und ESG-gerechtes Flottenmanagement. Er reduziert Aufwände, erhöht Transparenz und verbessert das Serviceerlebnis. Für Facility Management, IT, ESG, HR und Kommunikation bietet er eine gemeinsame Plattform, um Mobilität effizient, sicher und zukunftsfähig zu organisieren.

Zentrale Plattform für moderne betriebliche Mobilität

Zielsetzung des Fuhrpark-Intranets

  • Digitale Nutzerinformation, Buchung und Kommunikation zentral verfügbar machen

  • Abbildung der wichtigsten Services, Tools, Regeln und Ansprechpartner

  • Verbesserung der Nutzerzufriedenheit und Prozesssicherheit

  • Unterstützung von Self-Service, Reduktion von Rückfragen und Formularverkehr

  • Integration in Helpdesk-, Buchungs- und ESG-Systeme

Struktur und Inhalte eines Fuhrpark-Intranetbereichs

Bereich

Inhalte und Funktionen

Allgemeine Informationen

Einführung, Zielgruppe, Mobilitätsstrategie, ESG-Ziele

Buchung von Poolfahrzeugen

Link zur Buchungsplattform, Anleitung, FAQ

Ladeinfrastruktur

Übersicht Ladepunkte, Ladeverhalten, Zugänge, Statusanzeige

Führerscheinkontrolle

Ablauf, Ansprechpartner, digitale Uploadfunktion

Formulare & Richtlinien

Fuhrparkrichtlinie, Nutzervereinbarung, Unfallmeldung

Ansprechpartner & Hotline

Kontakt Fuhrparkteam, Servicezeiten, Notfallnummern

Meldung von Schäden

Link zum Helpdesk oder Schadenformular mit Upload-Funktion

CO₂- und ESG-Daten

Informationen zu CO₂-Bilanz, Flottenauslastung, Nachhaltigkeit

Parkplatz- und Zugangssysteme

Schrankenregelung, RFID-Karten, Besucherkarten

Typische Nutzergruppen und deren Bedarfe

Nutzergruppe

Erwartete Inhalte im Intranet

Mitarbeitende

Buchung, Ladepunkt-Infos, Führerscheinkontrolle, Regeln

Fuhrparkmanagement

Verlinkung zu Systemen, Pflege von Prozessen und Inhalten

Empfang / Gästeorganisation

Anmeldung von Besuchern, Parkplatz-/Ladeplatzfreigabe

ESG-/Nachhaltigkeitsbeauftragte

Zugang zu Berichten, Nachweisen, Mobilitätsdaten

IT / Servicepersonal

Informationen zu Apps, Fahrzeugtechnik, Zugangssystemen

Integration in Systeme und Prozesse

System

Verknüpfung mit dem Intranetbereich

Buchungsplattform

Direktverlinkung mit Live-Statusanzeige

Helpdesk / Ticketsystem

Störungsmeldung für Fahrzeuge, Ladepunkte, Zugang

DMS / Dokumentenablage

Zugriff auf Richtlinien, Anleitungen, Verträge

CAFM / Parkplatzverwaltung

Übersicht, Verfügbarkeit, Nutzergruppensteuerung

ESG-Reportingtools

Transparenz über CO₂-Verbrauch, Flottenkennzahlen

Gestaltungsempfehlungen für ein funktionales Fuhrpark-Intranet

Merkmal

Empfehlung

Benutzerfreundlichkeit

übersichtliche Navigation, Suchfunktion, visuelle Icons

Mobiloptimierung

responsives Design für Smartphone und Tablet

Aktualität & Pflege

redaktionelle Verantwortung, feste Aktualisierungsintervalle

Self-Service-Funktionen

einfache Prozesse ohne Medienbruch (z. B. Rückmeldung, Anmeldung)

Verfügbarkeit mehrsprachig

z. B. für internationale Gäste oder Externe

Erfolgsfaktoren für ein wirksames Fuhrpark-Intranet

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klare Struktur nach Nutzerlogik

Auffindbarkeit, Nutzung ohne Schulung

Schnittstellen zu Tools & Systemen

kein Medienbruch – durchgängiger Prozessfluss

Pflegeverantwortung benennen

Inhalte bleiben aktuell und korrekt

Kommunikation & Sichtbarkeit

Bewerbung über Startseite, Newsletter, Schulung

Einbindung von Nutzenden

Feedbackfunktion, FAQs basierend auf realen Fragen