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Fuhrparkmanagement: Anweisende Dokumentation

Facility Management: Startseite » Grundlagen » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Regelwerke zur Steuerung, Nutzung und Betreiberverantwortung im digitalen Mobilitätsbetrieb

Verbindliche Regelwerke zur Steuerung, Nutzung und Betreiberverantwortung im digitalen Mobilitätsbetrieb

Ein effizienter, sicherer und rechtssicherer Betrieb des betrieblichen Fuhrparks erfordert klare Regeln, nachvollziehbare Prozesse und einheitliche Standards – insbesondere in Zeiten von Digitalisierung, Elektromobilität, ESG-Nachweispflichten und Shared Mobility. Die anweisende Dokumentation im Fuhrparkmanagement definiert alle betrieblich relevanten Regelungen, Verantwortlichkeiten und Abläufe – rechtssicher, prüfbar und praxisnah. Sie ist Grundlage für Schulung, Kommunikation, Systempflege, Auditfähigkeit und Nutzerführung.

Die anweisende Dokumentation im Fuhrparkmanagement ist die Grundlage für einen strukturierten, digitalen und rechtssicheren Mobilitätsbetrieb. Sie definiert, wer was wann wie darf und tun muss – und schafft damit Transparenz, Sicherheit und Effizienz für alle Beteiligten. Facility Management, IT, ESG, HR und Fuhrparkleitung sollten die Dokumentation gemeinsam entwickeln, abstimmen und im Alltag verankern – nicht als Pflichtdokument, sondern als Service- und Steuerungsinstrument.

Rechtssichere Prozesse und klare Zuständigkeiten im Fuhrpark

Zielsetzung der anweisenden Dokumentation im Fuhrparkmanagement

  • Sicherstellung eines einheitlichen, rechtskonformen und effizienten Betriebs

  • Definition von Rollen, Prozessen und Zuständigkeiten

  • Integration der Fuhrparkprozesse in digitale Systeme, Helpdesks, Apps, ESG-Tools

  • Erfüllung von Pflichten nach DGUV, BetrSichV, E-Mobilitätsförderprogrammen, EU-Taxonomie

  • Unterstützung von Nutzerkommunikation, Schulung und Auditierung

Struktur und typische Inhalte der anweisenden Dokumentation

Kapitel

Inhalt

Geltungsbereich & Zielsetzung

Welche Fahrzeuge, Nutzergruppen, Standorte umfasst das Dokument?

Rollen & Verantwortlichkeiten

Fuhrparkverantwortliche, Fahrberechtigte, Dienstleister

Fahrzeugnutzung & Buchung

Buchungspflicht, App-Nutzung, Freigabeprozesse, No-Show-Regel

Übergabe / Rückgabeprozesse

Checklisten, Zustandsprotokoll, digitale Dokumentation

Ladeinfrastruktur

Nutzungsvorgaben, Zugriff, Lastmanagement, Störmeldung

Schadensmeldungen

Meldepflicht, App / Formular, Fristen, Eskalation

Führerscheinkontrolle & Compliance

Turnus, Verfahren, Dokumentation

Parken & Zugangssysteme

Schranken, Stellplatzzuweisung, temporäre Zugänge

CO₂- und ESG-relevante Prozesse

Fahrdaten, Emissionserfassung, Berichtspflichten

Schulung & Kommunikation

Unterweisungen, FAQ, Kontaktstellen

Buchung und Nutzung

  • Buchungen erfolgen ausschließlich über die digitale Buchungsplattform oder App

  • Für jede Fahrt ist ein digitaler Check-in / Check-out mit Kilometerstand und Ladezustand erforderlich

  • No-Show-Regel: Nach 15 Minuten ohne Nutzung wird die Buchung automatisch storniert

  • Dienstfahrzeuge dürfen nur von autorisierten Personen mit gültiger Fahrerlaubnis genutzt werden

Übergabe / Rückgabe

  • Fahrzeugzustand ist durch den Nutzenden bei Rückgabe digital per Checkliste + Foto zu dokumentieren

  • Verschmutzungen oder Schäden sind umgehend zu melden

  • Rückgabe erfolgt mit Mindestladezustand von 60 % (bei E-Fahrzeugen)

Schäden und Störungen

  • Meldung über die Fuhrpark-App oder das Intranetformular

  • Schäden müssen spätestens 2 Stunden nach Fahrtende gemeldet sein

  • Bei Unfällen gelten die Meldepflichten gemäß Unfalldienstvorschrift / Versicherung

Digitale Integration und Verfügbarkeit

  • Ablage im Intranet, DMS oder Mobilitätsportal

  • Verknüpfung mit Buchungsplattform, Lade-App, Helpdesk und ESG-Tool

  • QR-Code in jedem Fahrzeug für Zugriff auf Regeln, Anleitung, Schadenmeldung

  • Versionierung, Änderungsprotokoll, Verantwortlichkeit klar dokumentiert

  • Integration in Onboarding und E-Learning-Plattformen

Rollenmodell und Pflegeverantwortung

Rolle

Aufgabe laut Dokumentation

Fuhrparkmanagement

Regeldefinition, Schulung, Kommunikation, Pflege

IT / Digitalisierung

Systemintegration, Berechtigungen, Datenpflege

FM / Stellplatzkoordination

Schrankensteuerung, Stellplatzzuweisung, Zugang

ESG-/Nachhaltigkeitsteam

Datenerfassung, Reporting, Schnittstelle zur Mobilitätsstrategie

Nutzer:innen / Fahrer:innen

Einhaltung der Nutzungsregeln, Rückmeldung, Meldung von Abweichungen

Erfolgsfaktoren für eine wirksame anweisende Dokumentation

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klare, verständliche Sprache

hohe Akzeptanz bei Nutzer:innen ohne technische Vorkenntnisse

Digitale Verfügbarkeit

Zugriff jederzeit und überall – auch mobil

Systemintegration

kein Regelwerk „im stillen Dokument“ – sondern im Prozess verankert

Regelmäßige Aktualisierung

Anpassung an Technik, Recht, ESG, Nutzerfeedback

Pflegeverantwortung eindeutig

keine Veralterung oder Widersprüche