Betrieb eines betrieblichen Fuhrparks (ohne feste Fahrerzuordnung)
In vielen Unternehmen werden Kraftfahrzeuge nicht einzelnen Mitarbeitern zugewiesen, sondern stehen wechselnd verschiedenen Nutzern zur Verfügung. Dieses Modell ermöglicht eine flexible, bedarfsorientierte Verwendung der Fahrzeuge, stellt aber auch hohe Anforderungen an die Rechts- und Arbeitssicherheit, die Organisation sowie die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks. Dies beginnt bei der gewissenhaften Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben, erstreckt sich über einen technisch einwandfreien Zustand der Fahrzeuge bis hin zu einer konsequenten Kostensteuerung. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind ein professionelles Fuhrparkmanagement, eine gut strukturierte Kommunikation zwischen den Abteilungen und eine kontinuierliche Schulung aller Nutzer.
Entwicklungen wie alternative Antriebe, digitale Lösungen zur Buchung und Nutzungskontrolle (Carsharing-Modelle im Unternehmen) sowie strengere Umweltauflagen erfordern eine stete Anpassung der Fuhrparkstrategie. Nur ein proaktives Herangehen gewährleistet, dass der Unternehmensfuhrpark dauerhaft rechts-, sicherheits- und kostenkonform betrieben werden kann.
Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) und Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO): Regelt u. a. das Verhalten im Straßenverkehr sowie die Voraussetzungen für den Betrieb von Kraftfahrzeugen.
DGUV Vorschriften (insbesondere DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“): Bestimmen die Vorgaben zur Unfallverhütung bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen.
Gesetzliche Unfallversicherung (SGB VII): Regelt den Versicherungsschutz bei Arbeits- und Wegeunfällen.
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Haftungsfragen für Schäden, die mit Firmenfahrzeugen verursacht werden.
Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) und strafrechtliche Bestimmungen: Bei Verstößen gegen Verkehrssicherheitsvorschriften oder fahrlässiger Gefährdung.
Halter- und Betreiberpflichten
Der Fuhrparkbetreiber bzw. das Unternehmen ist rechtlich als Halter der Fahrzeuge verantwortlich.
Dazu gehören:
Pflicht zum sicherheitskonformen Zustand der Fahrzeuge (§ 31 StVZO).
Regelmäßige Führerscheinkontrolle: In Deutschland ist der Arbeitgeber verpflichtet, sicherzustellen, dass jeder Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt.
Dokumentationspflicht (z. B. Fahrtenbücher, Übergabeprotokolle): Besonders wichtig bei wechselnder Fahrzeugnutzung, um die Nachvollziehbarkeit von Nutzung und Verantwortung zu gewährleisten.
Organisatorische Vorkehrungen
Benennung eines Fuhrparkverantwortlichen: Klare Zuständigkeiten minimieren Haftungsrisiken.
Fahreranweisungen und Schulungen: Regelmäßige Unterweisungen in der korrekten Bedienung, StVO, Ladungssicherung und Unfallprävention.
Unfallmanagement: Interne Richtlinien, wie bei Unfällen vorzugehen ist (z. B. Unfallbericht, Einbeziehung der Versicherung, DGUV-Meldung).
Prüfung der Sicherheitsausstattung (Airbags, Gurte, Warndreieck, Verbandskasten): Entspricht dem DGUV-Grundsatz und den Vorgaben der StVZO.
Reifenmanagement: Ausreichende Profiltiefe und Saisontauglichkeit (Sommer-/Winterreifen).
Hauptuntersuchung (HU) und ggf. Sicherheitsprüfung (SP) einhalten: Fristen streng überwachen, um Bußgelder und Stilllegungen zu vermeiden.
Fahrzeugauswahl und -beschaffung
Sicherheitsstandards (z. B. ABS, ESP, Fahrerassistenzsysteme): Bei der Fahrzeugbeschaffung sollten stets aktuelle Sicherheits- und Umweltstandards (EURO-Abgasnormen) berücksichtigt werden.
Kompatibilität mit Einsatzzwecken: Größe, Zuladung, Sonderausstattung (z. B. Kofferaufbau, Regalsysteme) unter betrieblichen Aspekten wählen.
E-Mobilität und alternative Antriebe: Ökologische Anforderungen und entsprechende Ladestruktur (z. B. ISO 15118 für Ladekommunikation) können zusätzliche Anforderungen stellen.
Kostenoptimierung und Total Cost of Ownership (TCO)
Anschaffungs- und Leasingkosten: Kauf vs. Leasing vs. Mietmodelle; Vergleich der Gesamtaufwendungen über den geplanten Nutzungszeitraum.
Betriebskosten: Kraftstoff, Verschleißteile, Versicherungen, Steuern und Wartung.
Restwertmanagement: Geplante Laufleistung und Wiederverkaufsstrategien.
Schadens- und Versicherungsmanagement
Versicherungsverträge: Vollkasko, Teilkasko, Haftpflicht; Prüfung zusätzlicher Klauseln für wechselnde Fahrer.
Selbstbeteiligungsmodelle: Kosten-Nutzen-Abwägung bei der Wahl von Selbstbeteiligungen.
Unfallschadenabwicklung: Schnell und transparent organisieren, um Ausfallzeiten und Kosten zu minimieren.
Nutzungskontrolle und Vermeidung von Missbrauch
Fahrzeugbuchungssystem: Softwaregestützt oder manuell, um Transparenz über die Fahrzeugauslastung zu schaffen.
Fahrtenbücher und Tankkarten: Exakte Erfassung von betrieblichen und evtl. privaten Fahrten (steuerlich relevant); Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs.
Telematik-Systeme (optionale Einführung): Ermöglichen Echtzeit-Tracking des Fahrverhaltens und Kraftstoffverbrauchs, Datenschutzvorgaben müssen jedoch beachtet werden.
Zentrale Fuhrparkverwaltung
Fuhrparkverantwortlicher / Fleet Manager: Zuständig für Planung, Verwaltung, Überwachung und Optimierung des Fuhrparks.
Standardisierte Prozesse: Einheitliche Übergabe- und Rückgabeprotokolle, feste Checklisten für Wartungen und Inspektionen.
Qualifikation und Schulung: Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeitenden, die auf den Fuhrpark zugreifen.
Kommunikation und Reporting
Berichtswesen (intern): Laufende Informationen an Geschäftsführung, Controlling und Personalabteilung.
Transparenz: Alle Nutzer sollten über die geltenden Fuhrparkregeln informiert sein; klar definierte Zuständigkeiten und Eskalationswege.
Notfallpläne: Vorgehen bei technischen Defekten oder Unfällen (z. B. Ersatzwagenbeschaffung).
Personalabteilung
Führerscheinkontrolle: Abstimmung von Prozessen und Terminen; regelmäßige Kontrollen und Dokumentation.
Nutzervereinbarungen: Etwaige Betriebsvereinbarungen, Verpflichtungserklärungen oder Nutzungsordnungen bei Privatfahrten.
Finanz- und Controllingabteilung
Kostenüberwachung: Erfassung sämtlicher Fuhrparkkosten und Abgleich mit Budget.
Investitionsplanung: In Absprache mit Fuhrpark- und Geschäftsleitung.
Versicherungsmanagement: Kontinuierliche Prüfung von Haftungsrisiken und Versicherungsprämien.
Compliance- und Rechtsabteilung
Legal Compliance: Überwachung rechtlicher Neuerungen (z. B. Änderungen im StVG, StVZO, DGUV-Vorschriften).
Datenschutz: Beratung bei Einführung von Telematik oder elektronischen Fahrtenbüchern.
Externe Dienstleister
Werkstätten und Servicepartner: Wartung, Reparaturen und HU/SP-Termine.
Leasing- und Finanzierungspartner: Klärung von Vertragskonditionen, Laufzeiten und Rückgabebedingungen.
Versicherungen: Schadenmanagement, Konditionsverhandlungen und Risikobewertung.
