DIE AUFGABEN DIESES SERVICE DESKS SIND DARAUF AUSGERICHTET, DIE EFFIZIENZ UND EFFEKTIVITÄT DER FAHRZEUGFLOTTE EINES UNTERNEHMENS ZU MAXIMIEREN.
Der Facility Management Service Desk übernimmt im Kontext des betrieblichen Fuhrparkmanagements eine Vielzahl von Aufgaben, die weit über die reine Verwaltung hinausgehen. Durch die Annahme und Bearbeitung von Serviceanfragen, die Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten, die Kommunikation und Information der Nutzer, die Verwaltung und Disposition der Fahrzeugflotte trägt der Service Desk wesentlich zur Effizienz und Effektivität des Fuhrparkmanagements bei. Eine gut koordinierte Zusammenarbeit und ein effizienter Service Desk sind entscheidend für die reibungslose Funktion und den wirtschaftlichen Betrieb der Fahrzeugflotte.
Aufgaben des Facility Management Service Desks im Kontext des Betrieblichen Fuhrparkmanagements
Anfrageentgegennahme: Der Service Desk nimmt Fahrzeugreservierungsanfragen von Mitarbeitern entgegen, sowohl telefonisch als auch über ein Online-Reservierungssystem.
Buchungskalender: Verwaltung und Aktualisierung des Buchungskalenders, um die Verfügbarkeit der Fahrzeuge sicherzustellen und Überschneidungen zu vermeiden.
Bestätigungen und Benachrichtigungen: Versenden von Bestätigungen und Erinnerungen an die Mitarbeiter bezüglich ihrer Reservierungen, einschließlich Informationen zur Abhol- und Rückgabezeit sowie zum Standort der Fahrzeuge.
Führerscheinkontrolle: Er führt regelmäßige Kontrollen der Führerscheine der Fahrer durch, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten.
Tankkarten- und Mautmanagement: Verwaltung von Tankkarten, Mautgeräten und anderen benötigten Hilfsmitteln, einschließlich Überwachung von Ausgaben und Kontrolle auf Missbrauch.
Störungsmeldungen:
Meldungserfassung:Erfassen von Störungsmeldungen, die technische Probleme oder Ausfälle betreffen, einschließlich detaillierter Beschreibungen des Problems und der betroffenen Fahrzeuge.
Priorisierung: Priorisierung der Störungsmeldungen basierend auf der Dringlichkeit und der Auswirkung auf den Betrieb.
Weiterleitung und Verfolgung: Weiterleitung der Störungsmeldungen an die zuständigen Fachabteilungen oder externen Dienstleister und Verfolgung des Bearbeitungsstatus, um sicherzustellen, dass die Probleme zeitnah behoben werden.
Wartungsplanung:
Erstellung von Wartungsplänen: Entwicklung und Pflege eines regelmäßigen Wartungsplans für alle Fahrzeuge in der Flotte, basierend auf den Empfehlungen der Hersteller und den betrieblichen Anforderungen.
Terminabstimmung: Koordination der Wartungstermine mit den internen Werkstätten oder externen Dienstleistern, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge regelmäßig und rechtzeitig gewartet werden.
Benachrichtigung der Nutzer: Informieren der Fahrzeugnutzer über geplante Wartungsarbeiten, um Nutzungsausfälle zu minimieren und alternative Transportmittel anzubieten.
Reparaturkoordination
Schadenmanagement: Koordination der Schadensabwicklung bei Unfällen oder Fahrzeugschäden, Kommunikation mit Versicherungen und Werkstätten sowie Durchführung von Ursachenanalysen.
Auftragsverwaltung: Erstellung und Verwaltung von Reparaturaufträgen, einschließlich detaillierter Beschreibungen der erforderlichen Arbeiten und der betroffenen Fahrzeuge.
Dienstleisterkoordination: Auswahl und Beauftragung geeigneter Werkstätten oder Reparaturdienste, die die erforderlichen Arbeiten durchführen können.
Qualitätskontrolle: Überwachung der durchgeführten Reparaturen, um sicherzustellen, dass die Arbeiten ordnungsgemäß und nach den Qualitätsstandards des Unternehmens durchgeführt wurden.
Benachrichtigungen
Wartungs- und Reparaturinformationen: Proaktive Information der Fahrzeugnutzer über anstehende Wartungstermine, Reparaturen und Fahrzeugverfügbarkeiten. Dies umfasst sowohl kurzfristige als auch langfristige Planungen.
Aktuelle Statusberichte: Bereitstellung von aktuellen Statusberichten zu laufenden Wartungs- und Reparaturarbeiten, um Transparenz zu gewährleisten und die Nutzer über den Fortschritt zu informieren.
Reporting und Analyse: Erstellung regelmäßiger Berichte über Flottenkennzahlen wie Fahrzeugauslastung, Kosten, Schadensquote und Umweltbilanz, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.
Sicherheitsinformationen
Gesetzliche Vorschriften: Informieren der Fahrer über aktuelle gesetzliche Vorschriften und Änderungen, die die Nutzung der Fahrzeuge betreffen könnten.
Unternehmensrichtlinien: Weitergabe von Informationen über interne Sicherheitsrichtlinien und Verhaltensregeln für die Fahrzeugnutzung, einschließlich Notfallprozeduren und Unfallberichte.
Schlüsselverwaltung
Ausgabe und Rückgabe: Verwaltung der Ausgabe und Rückgabe von Fahrzeugschlüsseln, einschließlich der Dokumentation aller Transaktionen.
Sicherheit: Sicherstellung, dass die Schlüssel sicher aufbewahrt und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
