Präsentation: Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement umfasst die Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Nutzung, Wartung, Prüfung, Dokumentation, Kostensteuerung und Optimierung aller betrieblich genutzten Fahrzeuge. Dazu gehören Dienstwagen, Poolfahrzeuge, Transporter, Lkw, Spezialfahrzeuge, Anhänger, E-Fahrzeuge und teilweise auch Mikromobilität wie E-Bikes. FM-Connect beschreibt den Fuhrpark als Gesamtheit aller Fahrzeuge, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen und für betriebliche Zwecke eingesetzt werden.

Weil Mobilität viele FM-Leistungen ermöglicht: technische Betriebsführung, Instandhaltung, Außenanlagen, Winterdienst, Materialtransporte, Standortbetreuung und Shuttleverkehre. Zusätzlich werden Parkflächen, Ladeinfrastruktur, Werkstätten, Tankstellen, Stellplätze und Energiemanagement durch das Facility Management mitgeplant und betrieben.

Fuhrparkmanagement fokussiert auf Fahrzeuge. Mobilitätsmanagement betrachtet den gesamten betrieblichen Mobilitätsbedarf: Dienstwagen, Poolfahrzeuge, Bahn, ÖPNV, Carsharing, Fahrräder, E-Scooter, Shuttle, Homeoffice, Dienstreisen und Mobilitätsbudgets. FM-Connect beschreibt den Wandel vom klassischen Fuhrparkmanagement hin zu einem umfassenderen Mobilitätsmanagement.

Total Cost of Ownership, kurz TCO, betrachtet die Gesamtkosten eines Fahrzeugs über seinen Lebenszyklus: Anschaffung oder Leasing, Finanzierung, Versicherung, Wartung, Reifen, Energie, Kraftstoff, Steuer, Wertverlust, Verwaltung, Schäden und Ausfallzeiten. Im modernen Mobilitätsmanagement wird ergänzend häufig Total Cost of Mobility betrachtet, also die Kosten der gesamten Mobilitätsleistung statt nur der Fahrzeugkosten.

Ein Betriebskonzept beschreibt Fahrzeugarten, Nutzungsszenarien, Rollen, Verantwortlichkeiten, Disposition, Buchung, Schlüsselverwaltung, Fahrerberechtigung, Wartung, Prüfung, UVV, Führerscheinkontrolle, Schadenmanagement, Tank- und Ladekarten, Telematik, Datenschutz, Arbeitsschutz, Nachhaltigkeit, KPI, SLA und Reporting. FM-Connect beschreibt diese Struktur als Grundlage für bedarfsgerechte Bereitstellung, Steuerung und Wartung einer heterogenen Fahrzeugflotte.

Eine Car Policy ist eine Dienstwagen- oder Fahrzeugnutzungsrichtlinie. Sie legt fest, wer welche Fahrzeuge nutzen darf, welche Fahrzeugklassen zulässig sind, wie Übergabe und Rückgabe funktionieren, welche Pflichten Nutzer haben, wie Privatnutzung, Kosten, Haftung, Tank- und Ladekarten, Fahrtenbuch, Datenschutz und Verhalten im Straßenverkehr geregelt werden.

FM-Connect ordnet die Verantwortung für die Car Policy typischerweise Geschäftsführung und HR zu; im Betrieb wirken Fuhrparkmanagement, Facility Management, Einkauf, Controlling, Datenschutz und Betriebsrat mit. Die Regelungen sollten von den Dienstwagennutzern bestätigt werden und können Bestandteil einer Betriebsvereinbarung sein.

Betreiberpflichten umfassen Halterverantwortung, sichere Fahrzeuge, geeignete Fahrende, Führerscheinkontrolle, Unterweisung, UVV-Prüfung, Wartung, Ladungssicherung, Unfallprävention, Schadenmanagement, Dokumentation, Datenschutz, Mitbestimmung, Tachographen- und Lenkzeitmanagement sowie Umweltpflichten bei eigener Tank- oder Ladeinfrastruktur.

Halterverantwortung bedeutet, dass der Fahrzeughalter den sicheren und vorschriftsmäßigen Betrieb sicherstellen muss. § 31 StVZO verbietet dem Halter, die Inbetriebnahme anzuordnen oder zuzulassen, wenn Fahrzeug, Ladung, Besetzung oder Fahrende nicht vorschriftsmäßig sind oder die Verkehrssicherheit beeinträchtigt ist.

Weil § 21 StVG das Anordnen oder Zulassen des Fahrens ohne erforderliche Fahrerlaubnis unter Strafe stellt. Fuhrparkorganisationen benötigen deshalb einen dokumentierten, regelmäßigen und revisionssicheren Führerscheinkontrollprozess.

Eine allgemeine gesetzliche starre Frequenz ist nicht ausdrücklich festgelegt. In der Fuhrparkpraxis hat sich häufig eine halbjährliche Kontrolle etabliert. FM-Connect beschreibt dieses Intervall als gelebten Standard und verbindet es mit § 21 StVG und § 35 DGUV Vorschrift 70.

Die UVV-Prüfung ist die arbeitsschutzrechtliche Prüfung von betrieblichen Fahrzeugen auf ihren betriebssicheren Zustand. Nach § 57 DGUV Vorschrift 70 sind Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch Sachkundige zu prüfen.

Nein. Die Hauptuntersuchung nach § 29 StVZO ist verkehrsrechtlich ausgerichtet. Die UVV-Prüfung nach DGUV Vorschrift 70 betrachtet den betriebssicheren Zustand im arbeitsschutzrechtlichen Kontext. FM-Connect weist ausdrücklich darauf hin, dass die HU die UVV-Prüfung nicht ersetzt, sondern allenfalls Teile abdecken kann.

Nach § 35 DGUV Vorschrift 70 dürfen nur geeignete und im Führen des Fahrzeugs unterwiesene Personen selbstständig Fahrzeuge führen. Die Unterweisung sollte vor erstmaliger Nutzung, bei Fahrzeugwechsel, bei neuen Gefährdungen und regelmäßig erfolgen; Inhalte sind Fahrzeugbedienung, Verhalten bei Unfällen, Ladungssicherung, Assistenzsysteme, Winterbetrieb, Ablenkung, Alkohol-/Drogenverbot und Notfallverhalten.

Fahrzeuge sind Arbeitsmittel, sobald Beschäftigte sie dienstlich nutzen. Typische Gefährdungen sind Verkehrsunfälle, technische Mängel, falsche Ladungssicherung, Übermüdung, unzureichende Fahrerqualifikation, Gefahrstoffe, Zeitdruck, Arbeiten am Fahrzeug und Risiken bei E-Fahrzeugen. FM-Connect beschreibt die Fuhrpark-Gefährdungsbeurteilung ausdrücklich als notwendig.

Dazu gehören Fahrzeugarten, Nutzergruppen, Fahrprofile, technische Zustände, Wartung, Reifen, Ladungssicherung, Fahrerqualifikation, Arbeitszeit, Lenk- und Ruhezeiten, Alleinfahrten, Gefahrstoffe, E-Fahrzeuge, Ladeprozesse, Auslandseinsätze, Unfallhistorie, psychische Belastungen und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Ladung ist so zu sichern, dass sie auch bei Vollbremsung oder plötzlicher Ausweichbewegung nicht verrutscht, umkippt, hin- und herrollt, herabfällt oder vermeidbaren Lärm erzeugt. § 22 StVO verlangt dabei die Beachtung der anerkannten Regeln der Technik.

Die Richtlinienreihe VDI 2700 ist ein anerkannter technischer Orientierungsrahmen für Ladungssicherung auf Straßenfahrzeugen. FM-Connect nennt die VDI 2700 ausdrücklich als praktische Grundlage für Schulungsinhalte, Verantwortlichkeiten, Zurrmittel und Prüfintervalle im Fuhrpark.

Bei tacho-pflichtigen Fahrzeugen müssen Fahrerkartendaten spätestens nach 28 Kalendertagen und Massenspeicherdaten spätestens nach 90 Kalendertagen gesichert werden. Diese Daten sind für behördliche Kontrollen nachvollziehbar aufzubewahren und gegen Verlust zu sichern.

Berufskraftfahrerinnen und Berufskraftfahrer der Klassen C/CE beziehungsweise D/DE benötigen je nach Einsatz Grundqualifikation und regelmäßige Weiterbildung. Das BALM beschreibt die Weiterbildung mit insgesamt 35 Unterrichtseinheiten, die alle fünf Jahre zu wiederholen ist.

Grey Fleet bezeichnet dienstlich genutzte Privatfahrzeuge von Beschäftigten. Die DGUV Vorschrift 70 gilt nach FM-Connect nicht unmittelbar für dienstlich genutzte Privatfahrzeuge; dennoch bleiben Arbeitgeberpflichten aus Arbeitsschutz, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und organisatorischer Kontrolle relevant.

Fuhrpark-Controlling erfasst und bewertet Kosten, Nutzung, Verfügbarkeit, Schäden, Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Wartungsstatus, Auslastung und Lebenszykluskosten. Ziel ist es, den Fuhrpark wirtschaftlich, sicher und bedarfsgerecht zu steuern.

Sinnvolle Kennzahlen sind Kosten je Kilometer, TCO je Fahrzeug, Auslastung, Standzeit, Schadenkosten je 1 Mio. km, Unfallquote, UVV-Prüfquote, Führerschein-Check-Quote, Unterweisungsquote, Wartungstreue, Kraftstoffverbrauch, kWh/100 km, CO₂ je km, Tank-/Ladekartenkosten, Reparaturkosten, Leasingabweichungen und Fahrzeugverfügbarkeit. FM-Connect nennt unter anderem Führerschein-Check-Quote, UVV-Prüfquote, Mängelabbauzeit, Unterweisungs-Coverage, Tacho-Compliance, Unfall-/Schadenkosten, Standzeiten und CO₂-/Energieintensität als harte Steuerungsgrößen.

Eine Flottenanalyse bewertet Fahrzeugstruktur, Fahrzeugtypen, Alter, Fahrprofile, Kilometerleistungen, Routen, Auslastung, Kosten, Antriebsarten, Emissionen und Prozesse. FM-Connect beschreibt Flottenanalyse als datengestützte Analyse von Flottenstrukturen, Nutzungsprofilen und Kosten zur Verbesserung von Effizienz, Nachhaltigkeit und Kosteneffektivität.

Die Auslastungsanalyse prüft, wie intensiv Fahrzeuge genutzt werden. Sie zeigt unterausgelastete Fahrzeuge, Überlastungen, Fehlzuordnungen, Standzeiten und Potenziale für Pooling, Carsharing oder Ausmusterung. FM-Connect beschreibt Auslastungsanalysen als Mittel, um Fahrzeuge weder ungenutzt herumstehen zu lassen noch zu überlasten.

Antriebsarten-Optimierung legt fest, welche Fahrzeuge als Verbrenner, Hybrid, Elektrofahrzeug oder mit alternativen Kraftstoffen betrieben werden sollten. Grundlage sind Fahrprofile, Reichweiten, Nutzlast, Ladezeiten, Standzeiten, Standortinfrastruktur, Kosten, CO₂-Ziele und Einsatzsicherheit.

Elektrofahrzeuge sind besonders geeignet, wenn Fahrprofile planbar sind, tägliche Kilometerleistungen zur Reichweite passen, Ladefenster vorhanden sind, Ladeinfrastruktur am Standort oder zu Hause verfügbar ist und Lastmanagement sowie Stromkosten berücksichtigt werden. FM-Connect nennt E-Fahrzeuge insbesondere für kurze innerstädtische Touren und planbare Einsatzprofile.

Ladeinfrastruktur verbindet Fuhrpark, Gebäude, Energie, Elektrotechnik, Parkflächen und Nutzerprozesse. Zu klären sind Anzahl Ladepunkte, Ladeleistung, Netzanschluss, Lastmanagement, Abrechnung, Zugriff, Wartung, Störungsmanagement, Brandschutz, Datenschutz und Einbindung in Energiemanagement. KfW nennt als förderfähige Bestandteile unter anderem Ladehardware, Lademanagement, Netzanschlüsse, Speicher, Elektroinstallationsarbeiten und Modernisierung der Gebäudeelektrik.

Das GEIG regelt den Aufbau von Leitungs- und Ladeinfrastruktur für Elektromobilität in Gebäuden. Für bestehende Nichtwohngebäude mit mehr als 20 Stellplätzen besteht nach geltendem GEIG seit nach dem 1. Januar 2025 die Pflicht, mindestens einen Ladepunkt vorzuhalten; wegen der EPBD 2024 ist die aktuelle nationale Umsetzung für konkrete Projekte zu prüfen.

Beim Laden eines betrieblichen Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs an einer häuslichen Ladevorrichtung muss die Strommenge für den steuerfreien Auslagenersatz über einen gesonderten stationären oder mobilen Stromzähler nachgewiesen werden. Für 2026 bis 2030 lässt das BMF zur Vereinfachung eine Strompreispauschale je nachgewiesener kWh zu.

Zu regeln sind Fahrzeugauswahl, Ladeberechtigungen, Ladekarten, Laden am Unternehmensstandort, Laden unterwegs, Laden zu Hause, Kostenersatz, Abrechnung nach kWh, Umgang mit privaten Wallboxen, Ladezeiten, Reservierung von Ladepunkten, Störungsmeldungen, Verhalten bei niedrigem Batteriestand, Auslandsladen und Datenschutz. FM-Connect nennt Ladeinfrastruktur, unterwegs laden und Stromkostenvergütung als Bestandteile der Car Policy.

Telematik kann Standort, Kilometerstand, Fahrverhalten, Energieverbrauch, Kraftstoffverbrauch, Fahrzeugzustand, Wartungsbedarf und Routeninformationen liefern. Der Nutzen liegt in Routenoptimierung, präventiver Wartung, Kostentransparenz und Sicherheit. Gleichzeitig sind Datenschutz und Mitbestimmung zwingend zu prüfen.

GPS-Tracking kann zulässig sein, wenn Zweck, Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit, Transparenz, Datenminimierung, Speicherfristen, Zugriffsrechte und Mitbestimmung geklärt sind. Bei personenbezogener Fahrerzuordnung ist besondere Zurückhaltung geboten. FM-Connect empfiehlt Pseudonymisierung, Zweckbindung und Betriebsvereinbarungen für Telematik im Fuhrpark.

Der Betriebsrat ist insbesondere bei Car Policy, Privatnutzung, technischen Überwachungssystemen, Telematik, Fahrerdaten, Arbeitsschutzmaßnahmen, Mobilitätsbudgets, Ladeinfrastruktur, Fahrzeitenregelungen und digitalen Fuhrparkmanagementsystemen einzubeziehen. FM-Connect nennt § 87 BetrVG ausdrücklich als Grundlage für Mitbestimmung im Fuhrparkmanagement.

Sie sollte Fahrzeugnutzung, Privatnutzung, Berechtigung, Rückgabe, Schäden, Haftung, Führerscheinkontrolle, Unterweisung, Tank- und Ladekarten, Telematik, Datenschutz, Auswertungen, Löschfristen, Mitnahme Dritter, Auslandseinsatz, E-Fahrzeuge, Ladeinfrastruktur, Arbeitszeitfragen und Sicherheitsmaßnahmen regeln.

Ein Poolfahrzeug ist ein betriebliches Fahrzeug, das nicht fest einer Person zugeordnet ist, sondern für dienstliche Fahrten reserviert und genutzt werden kann. Poolfahrzeuge benötigen klare Buchungsregeln, Führerscheinkontrolle, Übergabeprotokolle, Schlüsselmanagement, Fahrzeugchecks, Schadenmeldung und Reinigung.

Der Service Desk kann Fahrzeugbuchungen, Störungen, Wartungstermine, Reparaturen, Schadenmeldungen, Schlüsselverwaltung, Tankkarten, Ladekarten, Mautgeräte, Sicherheitsinformationen und Reporting koordinieren. FM-Connect beschreibt diese Aufgaben sehr konkret als Bestandteil des FM-Service-Desk im Fuhrparkmanagement.

Schadenmanagement umfasst Unfallmeldung, Sofortmaßnahmen, Beweissicherung, Werkstattsteuerung, Versicherungsabwicklung, Ersatzfahrzeug, Kostenprüfung, Ursachenanalyse, Regressprüfung, Fahrerunterweisung, Dokumentation und KPI-Auswertung. FM-Connect nennt Schadenmanagement, Kommunikation mit Versicherungen und Werkstätten sowie Ursachenanalysen als Service-Desk-Aufgaben.

Zu regeln sind Berechtigte, Fahrzeugbindung oder Fahrerbindung, PIN, Kostenstelle, zugelassene Produkte, Missbrauchskontrolle, Verlust, Abrechnung, Auslandsnutzung, CO₂-Auswertung, Datenverarbeitung, private Nutzung und Integration in Fuhrparksoftware.

Digitale Fahrtenbücher müssen vollständig, zeitnah, manipulationssicher und steuerlich belastbar geführt werden. Gleichzeitig enthalten sie personenbezogene Bewegungsdaten; daher sind Datenschutz, Zugriffsrechte, Speicherfristen und Mitbestimmung zu regeln.

Nachhaltigkeit umfasst CO₂-Reduktion, Elektrifizierung, alternative Antriebe, Ökostrom, Carsharing, Fahrradleasing, Mobilitätsbudgets, Routenoptimierung, weniger Leerfahrten, Eco-Driving, geeignete Fahrzeuggrößen und Ersatz alter Fahrzeuge. FM-Connect beschreibt CO₂-Analyse, emissionsarme Verkehrsmittel, E-Fahrzeuge, Carsharing und Fahrradleasing als Bausteine nachhaltiger Mobilitätsstrategien.

Ein Mobilitätsbudget ist ein festgelegtes Budget, das Mitarbeitende für verschiedene Mobilitätsformen nutzen können, etwa ÖPNV, Bahn, Carsharing, Taxi, Fahrrad, E-Scooter oder Mietwagen. FM-Connect beschreibt Mobilitätsbudgets als wachsenden Ansatz, um Beschäftigten die Wahl passender Verkehrsmittel zu ermöglichen.

Flurförderzeuge wie Gabelstapler, Routenzüge oder Schlepper gehören organisatorisch oft in denselben Mobilitäts- und Arbeitsschutzrahmen, benötigen aber eigene Qualifikations-, Beauftragungs- und Prüfprozesse. FM-Connect verweist für Flurförderzeuge auf DGUV Vorschrift 68 und DGUV Grundsatz 308-001. (

Erforderlich sind Fahrzeugakten, Zulassungsdaten, HU-/AU-Nachweise, UVV-Prüfberichte, Wartungsnachweise, Führerscheinkontrollen, Unterweisungsnachweise, Car Policy, Betriebsvereinbarungen, Schadenakten, Tank-/Ladekartenabrechnungen, Telematik-Datenschutzunterlagen, Tacho-Downloads, Fahrerqualifikationsnachweise, Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmenverfolgung.

Typische Risiken sind Fahren ohne gültige Fahrerlaubnis, ungeprüfte Fahrzeuge, fehlende Unterweisungen, ungesicherte Ladung, überfällige Wartungen, Datenschutzverstöße, fehlende Mitbestimmung, hohe Schadenkosten, Fahrzeugausfälle, schlechte Auslastung, unnötige CO₂-Emissionen, Missbrauch von Tankkarten, nicht eingehaltene Lenkzeiten und unklare Haftung.

Typische Fehler sind fehlende schriftliche Pflichtendelegation, nicht dokumentierte Führerscheinkontrollen, verwechselte HU und UVV, unklare Car Policy, keine Gefährdungsbeurteilung, unzureichende Ladungssicherungsschulung, nicht gesteuerte Telematik, fehlende Betriebsvereinbarung, unklare Ladeabrechnung, schwache Schadenanalyse und fehlende KPI.

Managementrelevant sind Gesamtkosten, Kosten je Kilometer, Fahrzeugauslastung, Standzeiten, Schadenkosten, Unfallquote, CO₂-Emissionen, Energieverbrauch, UVV- und HU-Fristentreue, Führerschein-Check-Quote, Unterweisungsquote, E-Fahrzeuganteil, Ladeinfrastrukturverfügbarkeit, TCO-Abweichungen, Leasingrückgabekosten und offene Compliance-Risiken.

FM-Connect unterstützt bei Flottenanalyse, Betriebskonzept, Betreiberpflichten, Car Policy, Führerscheinkontrolle, UVV-Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Service-Desk-Einbindung, Digitalisierung, Telematik, Datenschutz, Mitbestimmung, Nachhaltigkeit, E-Mobilität, Ladeinfrastruktur, Kostencontrolling, Leasingmanagement, Schadenmanagement und kontinuierlicher Optimierung. Der Schwerpunkt liegt auf einem rechtskonformen, wirtschaftlichen, datenbasierten und nachhaltig ausgerichteten Fuhrparkmanagement im Facility Management.