Timeline zum Fuhrparkmanagement für nicht personenbezogene Dienstwagen

Zeitraum: April 2025 – Januar 2027

Ziel: Implementierung eines effizienten, nachhaltigen und digitalisierten Fuhrparkmanagements mit Fokus auf App-gestützte Prozesse, Online-Tracking, digitale Fahrtenbücher und optimierte Fahrzeugnutzung.

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Fuhrparkleitung, Nachhaltigkeitsmanagement, IT, Controlling

  -Definition der Zielsetzungen: Nutzungstransparenz, Kosteneffizienz, ESG-Konformität, digitale Steuerung

  -Abgleich mit Mobilitätsstrategie, Fuhrparkrichtlinien, Umweltzielen und Car Policy

  -Festlegung des organisatorischen Modells für nicht personenbezogene Dienstwagen (Pool-Modelle, digitale Buchung)

  -Auswahl geeigneter Steuerungskriterien: Fahrtenbuchpflicht, CO₂-Ausstoß, Auslastung, Ladestatus

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkmanagement, der Personalabteilung und dem Betriebsrat

• Juni – Juli 2025: Bestandserhebung und Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, Fuhrparkverantwortliche, externe Berater

  -Erhebung des aktuellen Fahrzeugbestands, Buchungs- und Auslastungsdaten

  -Analyse vorhandener IT-Systeme, Schlüssel- und Schadensverwaltung, Regelungen zur Fahrtenübernahme

  -Erstellung eines Zielkonzepts für Buchung, Übergabe, Fahrzeugüberwachung und Rückmeldung

  -Definition von Nutzergruppen, Fahrzeugkategorien und Zugriffsrechten

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Recht

  -Erstellung technischer Anforderungen: Buchungsportal, Telematik, Fahrtenbuch, Zugriff via App/Chipkarte

  -Definition von KPIs: Auslastung %, Leerlaufzeit, Buchungsdauer, Fahrzeugverfügbarkeit, CO₂/Fahrzeug

  -Erstellung der Leistungsverzeichnisse für Software, Hardware (z. B. Telematikboxen), Services

  -Auswahl erfahrener Anbieter für digitales Fuhrpark- und Poolfahrzeugmanagement

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Pilotierung (Smart Fleet Setup)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Fuhrparkleitung

  -Ausrüstung ausgewählter Fahrzeuge mit Telematiksystemen und digitalen Zugriffsmechanismen

  -Testbetrieb mit digitalem Fahrtenbuch, Nutzerbuchung, App-Integration, Zustandsmeldung

  -Datenanbindung an ESG-Tools, CAFM und interne Mobilitätsplattform

  -DSGVO-konforme Verwaltung personenbezogener Fahrzeug- und Nutzungsdaten

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, IT, Fuhrparkmanagement

  -Durchführung der Pilotnutzung mit ausgewählten Nutzergruppen und Fahrzeugpools

  -Schulung zu Buchung, Nutzung, Rückmeldung und Fahrzeugübergabe

  -Auswertung von Nutzungsdaten, Systemverfügbarkeit, Akzeptanz und Fehlerfällen

  -Optimierung von Prozessen, Benutzeroberflächen und Eskalationswegen

• Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Unternehmenskommunikation

  -Vollständige Einführung des digitalen Fuhrparkmanagementsystems im Bestand und Neubau

  -Integration in betriebliche Prozesse (z. B. Schlüsselverwaltung, Dienstfahrtgenehmigungen, CO₂-Reporting)

  -Kommunikation der neuen Nutzungsrichtlinien, Zuständigkeiten und Systemzugänge

  -Dauerfreigabe und Integration in das FM- und Mobilitätsmanagement

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, Controlling, Nachhaltigkeit, interne Audits

  -Analyse der realen Auslastung, CO₂-Einsparung, Benutzerfeedback

  -Optimierung der Fahrzeugzuordnung, Buchungsregeln, Zugriffsprozesse

  -Dokumentation für ESG-Reporting, Mobilitätsstrategie und Wirtschaftlichkeitsbewertung

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Betriebsfreigabe des Fuhrparksystems im Neubau

  -Kommunikation an alle Nutzergruppen und Mobilitätsverantwortlichen

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in ESG-Strategie, CAFM und zentrales Mobilitätsdashboard

• Laufender Betrieb des digitalen Fuhrparkmanagements (beide Gebäude)

  -Das System steigert Auslastung, reduziert Emissionen und verbessert Prozesssicherheit

  -Regelmäßige Auswertung von Buchungsdaten, Schadensmeldungen und Fahrzeugkennzahlen

  -Integration mit Instandhaltung, ESG-Berichtswesen und Nutzersupport

  -Kontinuierliche Anpassung an Mobilitätsbedarfe, Fahrzeugstrategie und rechtliche Vorgaben