Car Policy = Dienstwagenregelung

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Richtlinien und Regeln für die Nutzung von Firmenfahrzeugen

Eine Car Policy, auch Dienstwagenregelung genannt, ist ein von Unternehmen erstelltes Dokument, das klare Richtlinien und Regeln für die Nutzung von Firmenfahrzeugen, einschließlich Dienstwagen, festlegt. Die Verantwortung für die Car Policy liegt bei der Geschäftsführung und dem Personalwesen (HR). Die Regelungen müssen von den Dienstwagennutzern unterzeichnet werden und sind häufig Bestandteil einer Betriebsvereinbarung.

Die Inhalte einer Car Policy können je nach Unternehmen variieren, da sie an die spezifischen Anforderungen des Fuhrparks sowie an branchenspezifische Gegebenheiten angepasst sind. Die Car Policy soll detailliert und klar formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Betrieb des Fuhrparks sicherzustellen. Die Mitarbeiter müssen die Richtlinien gut kennen und befolgen, um eine effiziente und verantwortungsvolle Nutzung der Firmenfahrzeuge zu gewährleisten.

Sicherstellung der Einhaltung und Verwaltung von Firmenfahrzeugen

Bestandteile
Berechtigung
Auswahl
Infrastruktur
Unterwegs
Anreize
Eigenbeteiligung
Versteuerung
Verhalten

Wichtige Bestandteile einer Car Policy:

Fahrzeugauswahl und Ausstattung: Festlegung der verfügbaren Fahrzeugtypen und -modelle, einschließlich spezifischer Anforderungen an Elektrofahrzeuge.
Übergabe- und Rückgabeprozess: Detaillierte Anweisungen zur Fahrzeugübergabe bei der ersten Nutzung und zur Rückgabe bei Vertragsende.
Service, Wartung und Reparaturen: Regelungen zur Instandhaltung der Fahrzeuge, um deren Betriebsbereitschaft und Sicherheit sicherzustellen.
Rechte und Pflichten: Klärung der Rechte und Pflichten sowohl der Dienstwagennutzer als auch des Unternehmens, einschließlich Haftungsfragen und Regressansprüchen.
Kostenoptimierung: Maßnahmen zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen Nutzung der Firmenfahrzeuge, beispielsweise durch effizientes Fahrverhalten oder gemeinsame Nutzung.
Umwelt- und Unternehmensziele: Integration von Umweltzielen, wie die Förderung von Elektrofahrzeugen, in die Fahrzeugauswahl und Nutzung.
Datenschutz: Berücksichtigung der DSGVO, insbesondere bei der Analyse von Treibstoffverbrauch, Führerscheinkontrollen und der Verwaltung von Strafmandaten.
Anspruchsberechtigung: Festlegung, wer innerhalb des Unternehmens ein Dienstfahrzeug nutzen darf, basierend auf Funktion und Position.
Genehmigungsprozesse: Definition der freigabeberechtigten Personen, wie Kostenstellenverantwortliche, Fuhrparkleiter und HR-Abteilung.
Länderspezifische Richtlinien: Anpassung der Richtlinien an lokale steuerliche und rechtliche Vorgaben.
Fuhrparksoftware: Informationen zur genutzten Software für das Fuhrparkmanagement.
Tank- und Ladekarten: Regelungen zur Nutzung von Tank- und Ladekarten, einschließlich der Vergütung von Stromkosten bei heimischer Ladung.

Berechtigung und Nutzung

Vertragsunterzeichnung für Fahrzeugkauf

Dokumentation eines Fahrzeugkaufs, Schlüsselübergabe inklusive.

Die Car Policy sollte genau festlegen, wer berechtigt ist, ein Firmenfahrzeug zu nutzen und unter welchen Bedingungen. Dies umfasst die Nutzung zu geschäftlichen und privaten Zwecken sowie die Erlaubnis, das Fahrzeug im Ausland zu tanken oder zu laden. Ebenfalls ist zu klären, ob Familienmitglieder das Fahrzeug nutzen dürfen.

Fahrzeugauswahl

Es sollte festgelegt werden, welche Fahrzeugklassen und -modelle den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, einschließlich der Berücksichtigung von Elektrofahrzeugen. Die Versicherungsbedingungen und Haftungsregelungen im Falle von Unfällen oder Schäden sind ebenfalls zu definieren.

Ladeinfrastruktur

Bei Elektrofahrzeugen muss die Car Policy Informationen zur Nutzung der Ladeinfrastruktur enthalten, sowohl am Firmenstandort als auch unterwegs und am Wohnort. Dazu gehören Regelungen zur Vergütung von Stromkosten bei heimischer Ladung, zum Beispiel durch Pauschalen oder exakte Abrechnung nach kWh.

Unterwegs laden

Die Policy sollte auch die Nutzung von Ladeinfrastruktur unterwegs regeln. Unternehmen, die öffentliche Ladestationen betreiben, könnten beispielsweise in Ladelounges investieren, um den Nutzern während des Ladevorgangs komfortable Wartebereiche zu bieten.

Zusätzliche Anreize und Umweltaspekte

Wenn das Unternehmen die Nutzung von Elektrofahrzeugen fördern möchte, sollten entsprechende Anreize sowie Informationen zu den Umweltvorteilen in die Car Policy aufgenommen werden.

Abrechnung und Eigenbeteiligung

Die Regelung sollte klarstellen, wie Nutzungskosten abgerechnet werden, ob Eigenbeteiligungen anfallen und wie Verstöße gegen die Richtlinien geahndet werden.

Fahrtenbücher und Versteuerung

Falls Fahrtenbücher erforderlich sind, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, sollte die Car Policy detaillierte Vorgaben zur Führung dieser Bücher enthalten.

Verhalten am Steuer und Einhaltung von Verkehrsregeln

Es sollten klare Anweisungen zum Verhalten am Steuer und zur Einhaltung von Verkehrsregeln enthalten sein. Zudem muss sichergestellt werden, dass Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, insbesondere bei der Erfassung personenbezogener Daten.